Aus gegebenem Anlass möchten wir Sie darüber informieren, dass erneut vermehrt Mails mit virenverseuchten Anhängen oder klickbare Links zu Internetseiten (z. B. angebliche Rechnungen) versendet wurden, die im Feld „Anzeigename“ den Text „…@microPLAN.de“ (meist sogar Ihnen vertraute Mitarbeiter der microPLAN) enthalten. Diese erwecken den Eindruck, dass microPLAN der Absender ist, obwohl diese E-Mails nicht von microPLAN versendet wurden. Auch andere, Ihnen bekannte Absenderadressen werden vermehrt gemeldet. microPLAN versendet keine Word- oder Excel-Dateien per E-Mail. Auch versenden wir keine Verlinkungen zu externen gespeicherten Rechnungen. Rechnungen werden von microPLAN immer im PDF-Format versendet. E-Mails mit Rechnungen in anderen Formaten oder Links auf Rechnungen sind also niemals von uns.
Wie gehen Fälscher vor, um diese Mails zu erstellen und zu versenden? Das Feld Anzeigename in einer Mail enthält Klartext und ist frei editierbar, sodass jeder auf Editorebene den Text „…@microPLAN.de“ oder beliebige andere Texte einfügen kann. Für die Ermittlung Ihrer E-Mail-Adresse nutzen die Versender dabei die im Internet existierende einfache Möglichkeit, aus dem Internet-Mailverkehr E-Mails mit den Empfänger- und Absenderadressen abzufangen. Der Versand dieser gefälschten E-Mails ist technisch vergleichbar mit einem postalischen Brief, den irgendjemand versendet und im Adressfeld die microPLAN als Absenderadresse angibt. Wir haben daher keine Möglichkeit, den Versand solcher Mails durch Fremde zu unterbinden.
Was unternimmt microPLAN als Gegenmaßnahme? Wir haben für jedes microPLAN-Postfach sogenannte Zertifikate eingerichtet. Diese werden an von uns versandte E-Mails angehängt und ermöglichen dem Empfänger der Mail, zweifelsfrei den Absender der Mail zu identifizieren. Ein solches Zertifikat wird bei einer Mail in Outlook mit einem roten Schlaufen-Zeichen dargestellt. Wenn Sie dieses Symbol in der E-Mail anklicken, erscheint ein Fenster, in dem Sie unter „Signiert von“ überprüfen können, von welcher E-Mail-Adresse die Mail versendet wurde. Was können Sie als Gegenmaßnahme unternehmen? Alle Mitarbeiter/Kollegen, die mit E-Mails in Kontakt kommen, sollten sensibilisiert werden. Es gibt die Möglichkeit sich gegen virenbefallene E-Mails zu schützen. Diese ist ein sogenannter SPAM-und Virenschutzfilter, der Ihre E-Mails vor dem Empfang auf Viren untersucht und auf diese Weise viele solcher Mails abblocken kann. Wenn Sie hierzu oder zu den obigen Ausführungen Fragen haben, melden Sie sich gerne bei Ihrem microPLAN-Kundenbetreuer.